架空サークル-04

「では始めます。」
進行役の一言で会場は静かになる、会議の始まり。
進行は学生の代表だ。
「まずは、大きな動きのあったプロジェクトからの報告からです、中山さんから、お願いします。」
中山も学生。
「はい、我々空き店舗再生プロジェクトでは、バラ園近くの空き店舗に関して、再生に向けての許可をいただきました。
取り壊すことなく改装という形で予算を低く抑える方向です。
まずは、きちんとした見積もり、設計等を関係部署に提出、承認後に作業、終了後に関係部署の確認という流れになります。
こういったことはこれから立ち上がるプロジェクトでも同じです。
費用の掛からない簡単なことでも、勝手には出来ないということを理解しておいて下さい、公の施設ですから。
まず書類を出して許可を頂いてから、きちんとした計画書を提出、承認を得て実行、完了確認をいただくという流れです。
小規模案件なら、計画書を完成させてからの許可申請でも構いません。
書類作成に関しては、他のプロジェクトとも相談してフォーマットを作りましたので、利用して下さい。
必要な方にはメール等でデータを送りますので、総務部の佐々木さんに声をかけて下さい。
もちろんウエブサイトがスタートしたらダウンロード出来る様にします。

えー、話を戻しまして、空き店舗再生、建物に関しては幾つかの建築、デザイン系の学部の方に話を持ちかけています。
今の所、参加希望が少なければ希望者で調整していただいて設計見積もり等に入っていただく、多ければコンペとかを予定しています。
ただ、この案件は比較的小規模の物ですし、早く進めたいという思いも有りますので、コンペ形式は他の施設改修でやれたらとも考え、調整中です。
実際の工事は我々の手で行いますが、工務店の方、プロの方の指導を仰ぐという形になります。
それと、完成した店舗の運営等が学生の実習的な取り組みになる、ということも許可を頂きました。
実習で出た利益は、まず改修にかかった分をお返し、その後は我々の活動費にと考えています。
その他、今まで出てきた案は事前にメールでお知らせした通りです。
皆さんのご意見をお聞かせ願えたらと思っています。」

サークル結成後の早い段階で会議のルールが決められた。
決める必要があったからだ。
スタート時点ではまさしく烏合の衆、学生ばかりの会議では仕方のないことかもしれない。
この時、助言を与えたのがオブザーバー役の亀田吉之助だ。
学生たちは彼のことをよく知らない、謎に包まれた存在だ。
だがそのアドバイスは学生達を納得させるものだった。
効率の良い会の運営、会議の進め方云々。
こういったことを学ぶ、それもこのサークルの目的の一部と話す亀田の助言に学生達はしっかり応えた。
あくまでも学生主体で、と口癖の様に語る亀田の助言は徐々に減って来ている。
学生たちは重要な案件に関しては亀田への報告を怠らない。
それに対して彼の応えは「思うようにやってみなさい」の一言。
学生たちはこの言葉に背中を推され仕事に取り組む。
すでに目に見えない信頼関係が出来てきているようだ。

さて、会議の方は幾つかの報告を受け全体での場を終える。
ここからは個別の話し合いとなる。
プロジェクトを持ってる者はそれぞれのグループに分かれ、他は新規の企画を話し合うグループ、サークル全体の進行を調整しているスタッフチームなどに分かれての話し合いとなる。
それぞれのテーマは事前にメール等のやりとりで進んでいる。
この場は確認作業、メールだけでは伝わりにくいこともあるので顔を合わせて意思統一を図るという目的で行われている。
この会場での時間はきっちり決められていて延長はない。
グループによっては個別の会議を行う所もあるが、だらだらと時間を使わない工夫を求められている。

この日も定刻で会議の終了となった。




花ワールド-ｈｉｒａｔａ
ぷちぎふと工房　コンサルジュ